bộ nhớ dùng chung google drive: Tạo Và Quản Lý Workspace

Creating a shared workspace on Google Drive is a straightforward process. You can do this by clicking on the "New" button and selecting "Folder". This will allow you to create a new folder that can be accessed by multiple users.

To manage access to this folder, you can click on the "Get shareable link" button and customize the permissions for each user. This is a great way to control who can view, edit, or comment on the files within the folder.

By creating a shared workspace on Google Drive, you can collaborate with others more efficiently and keep all your files organized in one place. This can be a game-changer for teams and groups working on projects together.

Suggestion: How to Share Drive Google

Google Workspace là một nền tảng mạnh mẽ cho phép các nhóm dự án và phòng ban trong công ty lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp tài liệu một cách dễ dàng.

Shared Drives là một tính năng quan trọng của Google Workspace, cho phép các nhóm truy cập và chia sẻ dữ liệu ở mọi nơi.

Dung lượng của Shared Drives được tính theo gói bạn đã đăng ký, và có thể chia sẻ trong và ngoài công ty. Các phiên bản Business Standard, Business Plus, Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus), và phiên bản giáo dục – G Suite for Education đều hỗ trợ Shared Drives.

Tuy nhiên, tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập bộ nhớ dùng chung này.

Explore further: Google Drive Corporate

In Google Workspace, you have a variety of storage options to choose from. Google Drive is a personal storage space where you can store and access your files from anywhere. However, if you're working in a team, you'll want to use Shared Drives, which is a collaborative storage space for teams and departments.

See what others are reading: How to Check Space on Dropbox

Shared Drives is a shared storage space where teams can store, search, and access files easily from anywhere. It's not like My Drive, where files belong to an individual. Even when team members leave, files remain in the same place, allowing the team to continue sharing information and working together.

You can think of Shared Drives like a file cabinet where you create folders for each team member or department, and then set permissions accordingly. To use Shared Drives, you need to sign up for at least the Google Workspace Business Standard plan. However, you don't need to sign up for the Standard plan for all employees; you can just sign up for one account with 2TB of storage and share it with Gmail users, including personal @gmail.com accounts.

One of the key benefits of Shared Drives is that files belong to the team, not an individual. So, when a team member leaves, the files remain intact, making it easy for the team to continue working together and for new team members to pick up where they left off.

Here are some key features of Shared Drives:

Shared Drives là một không gian lưu trữ chung cho các nhóm dự án và phòng ban trong công ty, nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu nhóm một cách dễ dàng linh hoạt từ bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.

Bộ nhớ dùng chung là không gian chung, nơi các nhóm có thể lưu trữ và truy cập tệp ở mọi nơi. Không giống như My Drive, tệp trong Shared Drives thuộc về nhóm thay vì cá nhân.

Dung lượng của Shared Drives được tính theo gói bạn đã đăng ký, cho phép bạn chọn gói phù hợp với nhu cầu của công ty. Bạn có thể chia sẻ trong và ngoài công ty, và phân quyền xem, thêm, xóa, sửa file, và thêm người dùng bên ngoài.

Shared Drives được hỗ trợ trên các phiên bản Business Standard, Business Plus, Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus), và phiên bản giáo dục – G Suite for Education.

Dưới đây là một số thông tin chi tiết về Shared Drives:

To set up Shared Drives in Google Workspace, you need to have a Google Workspace account with a plan that supports Shared Drives. These plans include Business Standard, Business Plus, Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus), and G Suite for Education.

Shared Drives are not available for personal Gmail accounts or Google Workspace Business Starter plans.

To use Shared Drives effectively, team members need to understand its features and how to use it. This includes knowing that Shared Drives are a shared storage space for teams, where files can be easily stored, searched, and accessed from anywhere on any device.

Shared Drives are different from personal Drive storage, where files are owned by an individual. Even if team members leave the team, files in Shared Drives remain in their original location, allowing the team to continue sharing information and completing work.

Here are the key features of Shared Drives:

To create a shared drive in Google Drive, you can follow these simple steps: open Google Drive, click on Shared Drives on the left side, and then click on the New button at the top.

You can also access Shared Drives by clicking on the Shared Drives tab on the left column. From there, you can click on the New button to create a new shared drive.

To manage access to your shared drive, you can assign different permission levels to team members. These levels include Manager, Content Manager, Commenter, and Viewer.

Here's a breakdown of the permission levels:

That's it! With these steps and permission levels, you can create and manage a shared drive in Google Drive.

To create a new Shared Drive, you can follow these simple steps. Open Google Drive and click on Shared Drives on the left side.

You can also access Shared Drives by clicking on the "Shared drives" or "Bộ Nhớ Dùng Chung" option on the left column.

Discover more: Google Drive Shared File Easy Transfer to My Drive

To create a new Shared Drive, click on the "New" button at the top. Enter the name of your Shared Drive and click on "Create".

Alternatively, you can also create a new Shared Drive by clicking on the "+" button to create a new Shared Drive.

If you're using the Google Workspace Standard or higher, you can share your Shared Drive with others. To do this, simply drag and drop the Shared Drive into your personal Drive, creating a shortcut. This will allow others to access the Shared Drive without having to navigate through the Shared Drives folder.

You might like: How to Create Onedrive

Files uploaded by users will still exist even after they're removed from Google Workspace. Admins need to assign a new owner to access the files, otherwise, you won't be able to access them anymore.

It's best to transfer ownership before deleting a user, so you don't lose access to important files.

You can add files or folders to your Shared Drives on Google Drive by accessing drive.google.com and selecting a shared drive.

To share a file or folder, you can move them into your Shared Drives and share them as you normally would on Google Drive.

You can add a file to your Shared Drives by dragging it from your computer or My Drive into the shared drive. Alternatively, you can create a new file by selecting the type of file you want to create, such as a Google Doc.

To upload a file, click on File upload and navigate to the file you want to upload. You can also create a new file by clicking on New and selecting the type of file you want to create.

You can open and edit a file by clicking on it and then clicking on it again to open it in edit mode.

Explore further: Add Storage Google

A file can be shared directly with up to 100 groups.

You can limit the sharing of a file by setting the permissions for each member of the group according to their role in the group.

Here are the steps to add a file or folder to your Shared Drives:

1. Access drive.google.com

2. Select a shared drive

3. Click on New

4. Drag a file from your computer or My Drive into the shared drive

5. Click on File upload to upload a file

6. Click on the file to open and edit it

Additional reading: Google Drive for a Group

Google Drive offers a range of access levels for team members, including Manager, Content Manager, Commenter, Viewer, and more. These roles determine what actions team members can take on shared files.

You can change the access level of individual team members to suit their role in the group. To do this, click on Shared Drives, then click on the dropdown menu next to the group name and select Manager. From there, you can change the access level of each team member or remove them entirely.

Expand your knowledge: Change Google Drive

Google Drive also provides full control over file duplication and synchronization between team members. This means you can ensure that everyone has access to the latest version of a file.

Google Drive has high-level security measures in place, including data encryption and access management. However, this feature is not available for personal Gmail accounts or Google Workspace Business Starter users.

Here's a summary of the different access levels available in Google Drive:

Shared Drive có nhiều tính năng giúp bạn lưu trữ và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả.

Dữ liệu trong Shared Drive được lưu trữ dưới tên nhóm, không bị ảnh hưởng bởi việc thành viên rời đi hay thay đổi.

Bạn có thể chia sẻ dữ liệu với người ngoài tổ chức một cách an toàn bằng cách cung cấp nhiều cấp quyền truy cập khác nhau, từ quản lý nội dung đến chỉ xem.

Dữ liệu trong Shared Drive có thể được đồng bộ hóa với máy tính để truy cập ngoại tuyến, giúp bạn làm việc hiệu quả bất kể vị trí.

Shared Drive hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google Workspace khác như Gmail, Docs, Sheets và Slides.

Bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục cụ thể với người dùng khác và kiểm soát quyền truy cập của họ (xem, chỉnh sửa, bình luận).

Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng Shared Drive:

Quản trị viên Google Workspace có thể quản lý cài đặt và quyền truy cập cho Shared Drive.

Google Drive lưu giữ lịch sử sửa đổi của tệp tin, giúp bạn theo dõi thay đổi và khôi phục lại phiên bản trước đó nếu cần thiết.

Bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó của tệp tin trong vòng 25 ngày kể từ khi tệp tin được xóa.

Để khôi phục lại tệp tin, bạn cần vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google và chọn "Drive và Tài liệu" từ menu ứng dụng.

Sau đó, bạn chọn "Quản lý bộ nhớ dùng chung" và từ đó có thể chọn "Đã xóa" từ mục "Trạng thái" để lọc.

Nếu bạn muốn khôi phục lại tất cả các tệp trong bộ nhớ dùng chung khi bộ nhớ dùng chung bị xóa, bạn phải chọn ngày xóa cho đến ngày hiện tại.

Lưu ý rằng, nếu bạn khôi phục nhiều tệp hoặc thư mục cùng một lúc, có thể mất một chút thời gian để khôi phục tất cả các mục.

On a similar theme: Google Drive App for Mac Os